Tietojenkäsittelyn lisäehto: kirjanpitoliittymä

1. Osapuolet ja soveltaminen

Tämä lisäehto täydentää Plana-palvelun käyttöehtoja. Asiakas (Plana-tilin omistava yritys) on rekisterinpitäjä. Kasvu SK Oy (Y-tunnus 3143367-7, jäljempänä Plana) on henkilötietojen käsittelijä. Lisäehtoa sovelletaan, kun asiakas luo kirjanpitoliittymän, jonka kautta asiakkaan valitsema tilitoimisto tai kirjanpitojärjestelmä lukee tietoja Planasta.

2. Käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus

Plana luovuttaa liittymän kautta vain lukuoikeudella asiakkaan työntekijöiden tietoja palkanlaskentaa ja kirjanpitoa varten. Plana ei laske palkkoja eikä tee ilmoituksia tulorekisteriin liittymän kautta. Käsittely alkaa, kun asiakas luo liittymän, ja päättyy, kun liittymä perutaan tai vanhenee.

3. Henkilötietoryhmät ja rekisteröidyt

Rekisteröidyt: asiakkaan työntekijät. Tiedot liittymän oikeuksien mukaan:

• työntekijät: nimi, yhteystiedot, henkilönumero, työsuhteen ja työsopimuksen ehdot, palkkaperusteet;
• tunnit: työtunnit lajeittain, poissaolot ja vuosilomat;
• henkilöllisyys (vain erikseen valittuna): henkilötunnus, tilinumero, osoite ja kansalaisuus.

Terveystietoja (esimerkiksi lääkärintodistuksia) ei luovuteta liittymän kautta.

4. Asiakkaan ohjeet

Liittymän luominen, sen oikeuksien valinta ja peruminen ovat asiakkaan dokumentoituja ohjeita. Plana käsittelee tietoja vain näiden ohjeiden mukaan.

5. Asiakkaan vastuut

Asiakas vastaa siitä, että sillä on käsittelylle oikeusperuste, että työntekijöille on kerrottu käsittelystä ja että asiakkaalla on oma sopimus tilitoimiston kanssa. Tilitoimisto on asiakkaan käsittelijä, ei Planan. Plana ei vastaa tilitoimiston tekemästä käsittelystä.

6. Planan velvollisuudet

• Luottamuksellisuus: tietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on vaitiolovelvollisuus.
• Turvallisuus: avain näytetään vain kerran ja siitä tallennetaan vain tiiviste; oikeudet rajataan valintojen mukaan; jokainen kutsu kirjataan lokiin ilman tietojen sisältöä; yhteydet salataan (TLS); liittymän voi perua milloin tahansa.
• Avustaminen: Plana auttaa asiakasta rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa ja tietoturvaloukkausten selvittämisessä.
• Tietoturvaloukkaus: Plana ilmoittaa asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tiedon loukkauksesta.

7. Alikäsittelijät ja siirrot

Plana käyttää alikäsittelijöitä, jotka on lueteltu tietosuojaselosteessa. Tietokanta sijaitsee EU:ssa (Supabase, Tukholma). Palvelun verkkotoiminnot ajetaan UpCloudin (UpCloud Oy, Suomi) palvelimella EU:ssa (Tukholma). Häiriötilanteessa käytettävän varapalvelimen (Netlify) käsittely voi tapahtua Yhdysvalloissa; siirrot perustuvat Euroopan komission hyväksymiin mekanismeihin (tietosuojakehys tai vakiosopimuslausekkeet). Plana ilmoittaa asiakkaalle alikäsittelijöiden muutoksista etukäteen.

8. Säilytys ja poistaminen

Kun liittymä perutaan tai vanhenee, tietoja ei enää luovuteta. Muutosloki (mikä työntekijä ja mikä tietoalue muuttui, ei arvoja) poistetaan 400 päivän kuluttua. Kutsulokit säilytetään tietosuojaselosteen mukaisesti.

9. Tarkastukset

Plana antaa asiakkaalle pyynnöstä tiedot, jotka tarvitaan tämän lisäehdon noudattamisen osoittamiseen.

10. Voimassaolo

Lisäehto on voimassa niin kauan kuin asiakkaalla on voimassa oleva tai perumaton kirjanpitoliittymä.

11. Sovellettava laki

Lisäehtoon sovelletaan Suomen lakia. Vastuunrajoitukset määräytyvät Planan käyttöehtojen mukaan.