Henkilöstötarve ravintolassa: montako kokkia ja tarjoilijaa vuoroon?

Mitä työvoiman tarpeen laskenta tarkoittaa?

Työvoiman tarve on se määrä työntekijöitä, jota kuhunkin vuoroon tarvitaan, muutettuna henkilömääräksi koko jaksolle. Yhden kokoaikaisen työntekijän kapasiteetti on enintään 15 työpäivää ja 112,5 säännöllistä tuntia kolmiviikkoisjaksossa (MaRa TES 8 § 1 ja 7 § 1).

Tilanne, jossa raja tulee vastaan: perjantaina ja lauantaina salissa tarvitaan neljä tarjoilijaa, arkena kaksi, ja jokaiseen paikkaan on saatava nimi. Kysyntä on päiväkohtaista, kapasiteetti lasketaan jaksoittain. Hankalaksi tämän tekee se, että työpäivien ja tuntien raja ovat kaksi eri rajaa ja että vuoropaikat eivät ole vaihdettavissa: kokki ei kata salivuoroa.

Jakso on kolme viikkoa ja alkaa aina maanantaina (MaRa TES 9 §). Sen tunti- ja päiväsäännöistä kerrotaan artikkelissa Kolmiviikkoisjakso ravintola-alalla.

Miten henkilömäärä lasketaan vaihe vaiheelta?

Henkilömäärä saadaan jakamalla jakson vuoropaikat 15:llä ja pyöristämällä ylöspäin, erikseen jokaiselle roolille. Tunnit tarkistetaan toisella laskulla: vuoropaikat kerrottuna vuoron pituudella ja jaettuna 112,5:llä. Suurempi luku ratkaisee.

1. Kirjataan jokaiselle roolille (keittiö, sali) vuoropaikat viikonpäivittäin.
2. Lasketaan viikon summa ja kerrotaan kolmella.
3. Jaetaan 15:llä ja pyöristetään ylöspäin: tulos on vähimmäishenkilömäärä työpäivien mukaan.
4. Lasketaan tunnit: vuoropaikat × vuoron pituus ÷ 112,5.
5. Lisätään vara poissaoloille.

Kuinka lyhyitä vuoroja tarpeeseen voi sijoittaa?

Työvuoron tulee olla vähintään neljä tuntia pitkä (MaRa TES 7 § 3). Työntekijän pyynnöstä tai perustellusta syystä vuoro voi olla lyhyempi, ja TES mainitsee esimerkkinä palvelujen kysynnästä johtuvan työvoiman tarpeen määrän. Perusteltu syy on selvitettävä työntekijälle ennen työvuorolistan laatimista. Enintään vuoro on 10 tuntia, pidempi vain suostumuksella.

Lounashuippu 11.00–15.00 on juuri neljän tunnin vuoro. Jos jokainen vuoro on oma työpäivänsä, neljän tunnin vuoroilla 15 työpäivää kertyy 60 tunnista (15 × 4 h), ja 112,5 tunnin raja jää kauas. Silloin laskurina toimii työpäivä, ei tunti. Tämä on laskentatapa, ei TES:n sanamuoto.

Paljonko varaa ja mitä tehdään, kun kapasiteetti ei riitä?

Poissaolot pienentävät kapasiteettia. MaRa TES 11 § 3 antaa esimerkin: kun kokoaikaisen työntekijän jaksolle on sijoitettu yksi vuosivapaapäivä, jaksolle jää 105 työtuntia ja vuosivapaapäivän lisäksi 14 työpäivää.

Jos vuoropaikkoja jää täyttämättä ja työ sopii osa-aikatyöntekijöille, työnantajan on tarjottava sitä heille 112,5 tuntiin asti kolmiviikkoisjaksoa kohti (MaRa TES 6 §). Sekä lisätyö että ylityö edellyttävät työntekijän suostumusta (MaRa TES 18 §). Lisätyötunneilta maksetaan perustuntipalkka.

Esimerkki: seitsemän päivää viikossa auki oleva ravintola

Esimerkki on keksitty. Vuorot ovat 7,5 tuntia, joten 15 työpäivää on 112,5 tuntia ja molemmat rajat täyttyvät yhtä aikaa (15 × 7,5 h).

Yhteislasku antaisi seitsemän työntekijää, mutta kolme kokkia antaa vain 45 työpäivää, ja 48 tarvitaan. Neljä kokkia ja neljä tarjoilijaa antaa 120 työpäivää ja 900 tuntia, kun tarve on 105 työpäivää ja 787,5 tuntia. Vara on 15 työpäivää: keittiössä 12 ja salissa vain 3. Kolme vuosivapaapäivää tai poissaolopäivää salissa käyttää koko salin varan.

Laskenta antaa alarajan. Se ei tarkista 11 tunnin lepoa vuorojen välillä (MaRa TES 7 § 4) eikä enintään seitsemää työpäivää vapaapäivien välissä (MaRa TES 8 § 2, ks. Montako päivää putkeen ravintolatyöntekijä saa tehdä töitä?). Ne tarkistetaan vasta listaa tehtäessä. Muut listan laatimisen aiheet löytyvät vuorolista-aiheen sivulta.