Automaattinen vuorosuunnittelu: mitä kone tekee ja mitä ei?
Lyhyesti
- Automaattinen vuorosuunnittelu tarkoittaa, että ohjelma tekee työvuorolistaluonnoksen annetusta henkilöstötarpeesta ja säännöistä. Ihminen hyväksyy tai muuttaa sen.
- Kone voi noudattaa laskettavia rajoja: säännöllinen työaika enintään 112,5 h kolmessa viikossa (MaRa TES 7 § 1), enintään 15 työpäivää jaksossa (8 § 1), vähintään 11 h lepo vuorojen välissä, ellei toisin sovita (7 § 4) ja enintään seitsemän työpäivää vapaapäivien välissä (8 § 2).
- Kone ei voi antaa suostumusta: ylityö vaatii suostumuksen kutakin kertaa varten erikseen (työaikalaki 872/2019, 17 § 1 mom.), ja lisätyö suostumuksen, ellei siitä ole sovittu työsopimuksessa (17 § 2 mom.).
- Kone ei voi luoda työntekijöitä. Kun tekijöitä on liian vähän, vuoroja jää avoimiksi, koska rajat pysyvät samoina.
- Ehdotus on luonnos. Työvuorolista asetetaan nähtäville vähintään viikkoa ennen jakson alkua, ja julkaistun listan muutokseen tarvitaan suostumus (MaRa TES 9 §).
Mitä automaattinen vuorosuunnittelu tarkoittaa?
Automaattinen vuorosuunnittelu on ohjelman tekemä työvuorolistaehdotus: ohjelma saa henkilöstötarpeen, sopimukset ja säännöt ja jakaa vuorot niiden rajoissa. Tulos on luonnos, ei valmis lista.
Tilanne, jossa raja tulee vastaan: ravintola on auki seitsemänä päivänä viikossa, ja keittiössä tarvitaan kaksi kokkia joka päivä. Kolmen viikon jaksossa se on 42 vuoroa, ja jokaisen pitää osua jollekulle niin, ettei kenenkään raja ylity. Käsin tehtynä yhden vuoron siirto vaikuttaa myös viereisten viikkojen lepoihin. Laki puhuu työvuoroluettelosta, TES työvuorolistasta, ja tässä ne tarkoittavat samaa. Lisää aiheesta: vuorolistan artikkelit.
Mitkä säännöt koneen on noudatettava?
Koneelle voi antaa jokaisen laskettavan rajan: jakson tunnit, työpäivien määrän, levot ja vuoron pituuden. MaRa TES:n 7 § ja 8 § määrittävät ne. Raja on joko täynnä tai ei, joten tarkistus sopii koneelle. Hankalaksi tämän tekee se, että rajoja on monta yhtä aikaa.
Neljä rajaa, jotka jokaisen ehdotuksen on täytettävä
- 112,5 hsäännöllinen työaika kolmessa viikossaMaRa TES 7 § 1
- 15työpäivää enintään kolmiviikkoisjaksossaMaRa TES 8 § 1
- 11 hlepoaika vuorojen välissä, sopimuksella vähintään 8 hMaRa TES 7 § 4
- 7työpäivää enintään vapaapäivien välissäMaRa TES 8 § 2
Vuoron on lisäksi oltava vähintään neljä ja enintään 10 tuntia, ja vuorokautinen työaika on enintään 16 tuntia. Neljää tuntia lyhyempi vuoro on mahdollinen työntekijän pyynnöstä tai perustellusta syystä, ja 10 tuntia pidempi työntekijän suostumuksella; 16 tunnin vuorokausiraja on silti voimassa (MaRa TES 7 § 3). Jakson tuntien tasoittamisesta kertoo artikkeli tasoittumisjärjestelmä ravintolassa.
Mitä kone ei voi ratkaista?
Kone ei voi antaa eikä olettaa suostumusta, luoda työntekijöitä eikä tietää sellaista, mitä sille ei ole kerrottu. Kun tekijöitä on liian vähän, vuoro jää avoimeksi eikä siirry huomaamatta jonkun rajan ylittäväksi tunniksi. Nämä kolme kohtaa jäävät ihmiselle.
Ylityön teettäminen edellyttää, että työntekijä antaa kutakin kertaa varten erikseen siihen suostumuksensa.
Lisätyö on erikseen: sitä saa teettää vain suostumuksella, jollei siitä ole sovittu työsopimuksessa (työaikalaki 17 § 2 mom.). MaRa TES 18 § edellyttää suostumusta sekä lisätyöhön että ylityöhön; TES:ssä lisätyötä on työvuorolistaan merkityn työajan yli 120 tuntiin saakka tehty työ ja ylityötä 120 tuntia ylittävä työ kolmiviikkoisjaksossa. Suostumus on tieto, jonka ihmisen on kirjattava, eikä ohjelma voi päätellä sitä.
Miltä laskelma näyttää kolmen viikon jaksossa?
Esimerkki: sama keittiö, kaksi kokkia joka päivä kolmen viikon ajan. Vuoroja on 42, jokainen 7,5 tuntia, yhteensä 315 tuntia. Kolme kokkia mahtuu rajoihin, kaksi ei.
| Kokkeja | Vuoroja per kokki | Tunteja per kokki | Tulos |
|---|---|---|---|
| 3 | 14 | 105 | Jää alle 15 työpäivän ja 112,5 tunnin rajojen |
| 2 | enintään 15 | enintään 112,5 | 30 vuoroa katettu, 12 jää avoimeksi |
Yhden kokin jakso kolmen kokin mallissa: 14 työpäivää, 3 V ja 3 X
| Ma | Ti | Ke | To | Pe | La | Su | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Työpäivä | Työpäivä | Työpäivä | Työpäivä | Työpäivä | Viikkolepopäivä | Lisävapaapäivä | 37,5 h |
| Työpäivä | Työpäivä | Työpäivä | Työpäivä | Työpäivä | Lisävapaapäivä | Viikkolepopäivä | 37,5 h |
| Työpäivä | Työpäivä | Työpäivä | Työpäivä | Viikkolepopäivä | Lisävapaapäivä | 30 h |
- Työpäivä
- Viikkolepopäivä
- Lisävapaapäivä
Kahden kokin mallissa loput 12 vuoroa tarvitsevat kolmannen tekijän. Lisätunnit samoille kahdelle eivät auta, koska 15 työpäivää on jakson enimmäismäärä (MaRa TES 8 § 1).
Mitä ehdotukselle tehdään ennen julkaisua?
Ehdotus käydään läpi, avoimet vuorot täytetään ja suostumukset kirjataan. Vasta sen jälkeen ehdotus on työvuorolista. TES edellyttää, että lista asetetaan nähtäville vähintään viikkoa ennen kolmiviikkoisjakson alkua, ellei työpaikkakohtaisesti toisin sovita, ja että siinä ovat työn alkamis- ja päättymisajat sekä vapaapäivät (MaRa TES 9 §).
- Henkilöstötarve kirjataan: montako kokkia ja tarjoilijaa avatessa, lounaalla ja suljettaessa.
- Kone tekee luonnoksen sopimusten, toiveiden ja rajojen mukaan.
- Avoimet vuorot käydään läpi, ja suostumus pyydetään ennen kuin lisätyö tai ylityö teetetään.
- Lista asetetaan nähtäville määräajassa. Jakso alkaa aina maanantaina.
- Julkaistun listan muutokseen tarvitaan työntekijän ja työnantajan suostumus (MaRa TES 9 §), ks. julkaistun työvuorolistan muuttaminen.
Näin Plana auttaa
Plana tekee kolmen viikon luonnoksen tallennetusta henkilöstötarpeesta: yksi painallus täyttää jakson tarpeen mukaan, ja sinä päätät, mitkä ehdotukset jäävät. Automaattinen suunnittelu huomioi sopimukset, toiveet ja TES:n, kestää enintään noin kaksi minuuttia, ei muuta jo tehtyjä vuoroja eikä julkaise mitään. TES-tarkistus käy jokaisen vuoron läpi suunnittelun aikana, ja lainvastainen vuoro ei tallennu. Lisä- ja ylityö suunnitellaan vasta, kun työntekijän suostumus on kirjattu. Julkaisu tehdään erikseen. Kokeilu on maksuton ja alkaa ilman esittelyä tai koulutusta: rekisteröidy. Kaikki toiminnot: Ominaisuudet.
- Henkilöstötarve ja aukioloajatMontako kokkia ja tarjoilijaa avatessa, lounaalla ja sulkiessa. Tästä kaikki suunnittelu lähtee.
- Automaattinen suunnitteluYksi painallus täyttää jakson tarpeen mukaan. Sinä päätät, mitkä ehdotukset jäävät.
- TES-tarkistusLepoajat, peräkkäiset päivät ja jakson tunnit tarkistetaan heti. Lainvastainen vuoro ei tallennu.
Usein kysyttyä
Lähteet
- Matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajan palveluita koskeva työntekijöiden työehtosopimus 2025–2028, 3. Työaika, 7 § Säännöllinen työaika ja työpäivän pituus (1–4)
- Matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajan palveluita koskeva työntekijöiden työehtosopimus 2025–2028, 3. Työaika, 8 § Työssäoloviikko ja vapaapäivät
- Matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajan palveluita koskeva työntekijöiden työehtosopimus 2025–2028, 3. Työaika, 9 § Työvuorolista
- Matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajan palveluita koskeva työntekijöiden työehtosopimus 2025–2028, 4. Palkka, 18 § Lisä- ja ylityö
- Työaikalaki 872/2019, 17 § Työntekijän suostumus