Työaikakirjanpito ravintolassa: mitä kirjataan ja kauanko säilytetään?

Mitä työaikakirjanpito on ja miten se eroaa työvuorolistasta?

Työsuojeluviranomainen pyytää jäljennöksen työaikakirjanpidosta. Työvuorolista on tallessa, mutta perjantain vuoro venyi tunnilla, eikä lista kerro sitä. Lista näyttää suunnitellun, kirjanpito toteutuneen.

Velvollisuus on työaikalain (872/2019) 32 §:ssä. Lain termi on työvuoroluettelo, arjessa ja MaRa TES:ssä puhutaan työvuorolistasta. Työaikalain 30 §:n mukaan listasta käyvät ilmi säännöllisen työajan alkaminen ja päättyminen sekä taukojen ajankohdat. Työvuoroluettelot säilytetään vähintään 40 §:n kanneajan päättymiseen asti, elleivät tiedot käy ilmi työaikakirjanpidosta (työaikalain 30 §).

Mitä työaikakirjanpitoon merkitään?

Hankalaksi tämän tekee se, että laki sallii kaksi mallia. Malli 1 erittelee säännöllisen työajan tunnit sekä lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit korvauksineen. Malli 2 kirjaa kaikki tehdyt tunnit ja erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit korotusosineen (työaikalain 32 §). Mallissa 2 lisätyö sisältyy kaikkiin tunteihin, eikä lain sanamuoto nimeä sitä. MaRa TES 18 § korvaa lisä- ja ylityön eri tavoin, joten palkanlaskenta tarvitsee lisätyötunnit erikseen myös mallissa 2.

Työaikalain 32 §:ssä on lisäksi erityistapauksia:

• Joustotyöaika: työntekijä toimittaa palkanmaksukausittain luettelon säännöllisen työajan tunneistaan, ja kirjataan vain nämä.
• Työaikalain 38 §:n sopimus: kirjanpitoon merkitään arvioitu lisä-, yli- ja sunnuntaityön määrä kuukaudessa.
• Työaikapankki: pidetään kirjaa pankkiin säästetyistä eristä ja niiden pitämisestä vapaana.

Kuinka kauan työaikakirjanpito säilytetään?

Työaikakirjanpito säilytetään 40 ja 41 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen asti (työaikalain 32 §). Pykälä 41 koskee valtion virkamiesten saatavia, joten ravintolassa määräävä on 40 §. Esimerkki: 14.01.2026 tehdyt tunnit, työsuhde jatkuu, säilytetään 31.12.2028 asti. Jos sama työntekijä lopettaa 30.06.2026, säilytys päättyy 30.06.2028. Päivät on johdettu 40 §:n säännöistä. Palkanlaskennan tositteiden säilytysaika ei määräydy työaikalaista, vaan sen kertoo kirjanpitäjä.

Mitä työntekijä, luottamusmies ja viranomainen saavat pyytää?

Työntekijällä on pyynnöstään oikeus kirjalliseen selvitykseen työvuoroluetteloiden ja työaikakirjanpidon häntä koskevista merkinnöistä. Työsuojeluviranomaiselle ja työntekijää edustavalle luottamusmiehelle, luottamusvaltuutetulle tai muulle edustajalle toimitetaan pyydettäessä jäljennös kirjanpidosta, työaikalain 11, 13 ja 36 §:n sopimuksista, 29 §:n tasoittumissuunnitelmasta ja 30 §:n työvuoroluettelosta (työaikalain 32 §). Rangaistuksesta työaikakirjanpitoa koskevasta laiminlyönnistä tai väärinkäytöksestä säädetään rikoslain 47 luvun 2 §:ssä (työaikalain 45 §).

Saako kirjanpidon pitää paperilla, Excelissä tai ohjelmassa?

Saa. Työsuojeluhallinnon mukaan työaikalaki ei määrää kirjanpidon teknistä toteutustapaa (tyosuojelu.fi). Sisältö on laissa, muoto vapaa. Jos kirjanpito pidetään Excelissä, tiedot on saatava esiin työntekijöittäin ja niistä on voitava antaa selvitys tai jäljennös (työaikalain 32 §).

Työtapa jaksoa kohden:

1. Toteutunut alku- ja loppuaika kirjataan työntekijöittäin, ei pelkkää suunniteltua aikaa.
2. Lisätyö, ylityö ja sunnuntaityö saavat omat sarakkeensa.
3. Maksetut korvaukset kirjataan samalle riville kuin tunnit, jolloin rivit täsmäävät palkkalaskelmaan.
4. Työvuorolista ja sen muutokset tallennetaan, ja poikkeamalle merkitään syy.

Miltä kirjanpito näyttää kolmiviikkoisjaksolla?

Säännöllinen työaika on kolmiviikkoisjaksossa enintään 112,5 tuntia (MaRa TES 7 § 1). Työ työvuorolistaan merkityn ajan yli 120 tuntiin asti on lisätyötä ja 120 tuntia ylittävä työ ylityötä (MaRa TES 18 §). Lisää jaksosta: kolmiviikkoisjakso ravintola-alalla ja työvuoron pituus. Muut aiheet löytyvät sivulta työaika.

Esimerkki. Kokoaikainen tarjoilija, jakso 05.01.2026–25.01.2026, esimerkkipalkka 13,50 €/h. Listassa on 15 vuoroa à 7,5 tuntia eli 112,5 tuntia, joista kaksi on sunnuntaina (11.01. ja 18.01.). Kolmea arkivuoroa jatketaan suostumuksella kahdella tunnilla, joten tunteja kertyy 118,5. Määrä alittaa 120 tuntia, joten 6 tuntia on lisätyötä, ei ylityötä. Lisätyöstä maksetaan perustuntipalkka (MaRa TES 18 §) ja sunnuntaityöstä 100 %:lla korotettu palkka (MaRa TES 17 §).

Malli 2 kirjaisi samasta jaksosta kaikki tehdyt tunnit (118,5 h) sekä erikseen sunnuntaityötunnit (15 h) korotusosineen (202,50 €) ja ylityötunnit (0 h).