Työsuojelutarkastus ravintolaan: mitkä paperit pitää löytyä?
Lyhyesti
- Työaikalain noudattamista valvoo työsuojeluviranomainen (työaikalain 47 §).
- Pyydettäessä työnantajan on toimitettava työsuojeluviranomaiselle jäljennös työaikakirjanpidosta, 11, 13 ja 36 §:n nojalla tehdyistä sopimuksista, tasoittumissuunnitelmasta ja työvuoroluettelosta (työaikalain 32 §).
- Tasoittumissuunnitelma laaditaan ennakolta (työaikalain 29 §). Työvuoroluettelo annetaan kirjallisesti työntekijöiden tietoon viimeistään viikkoa ennen jakson alkua (työaikalain 30 §).
- Laki, käytössä oleva suunnitelma ja työvuoroluettelo pidetään työntekijöiden saatavilla (työaikalain 43 §).
- Työaikakirjanpito ja työvuoroluettelot säilytetään kanneajan päättymiseen asti: työsuhteen jatkuessa kaksi vuotta kalenterivuoden päättymisestä, työsuhteen päätyttyä kaksi vuotta päättymisestä (työaikalain 30, 32 ja 40 §).
Mitä työsuojelutarkastuksessa pyydetään nähtäväksi?
Työsuojelutarkastus on työsuojeluviranomaisen tekemä valvonta, jossa tarkistetaan muun muassa työaikalain (872/2019) noudattaminen (47 §). Työaikaan liittyen viranomainen voi pyytää jäljennökset neljästä asiakirjasta (32 §).
Tilanne, jossa raja tulee vastaan: pyyntö saapuu tiistaina, ja pyydettynä on kahdeksan kuukautta sitten julkaistu kolmen viikon lista sekä samaa jaksoa koskeva suunnitelma. Hankalaksi tämän tekee se, että asiakirjoja on neljä ja ne tulevat eri pykälistä.
Työnantajan on pyydettäessä toimitettava työsuojeluviranomaiselle ja työntekijää edustavalle luottamusmiehelle, luottamusvaltuutetulle tai muulle edustajalle jäljennös työaikakirjanpidosta, 11, 13 ja 36 §:n nojalla tehdyistä sopimuksista, 29 §:ssä tarkoitetusta työajan tasoittumissuunnitelmasta ja 30 §:ssä tarkoitetusta työvuoroluettelosta.
| asiakirja | lähde | mitä siitä ilmenee |
|---|---|---|
| Työaikakirjanpito | työaikalaki 32 § | tehdyt työtunnit ja maksetut korvaukset työntekijöittäin |
| Työaikaa koskevat sopimukset | työaikalaki 32 § | 11, 13 ja 36 §:n nojalla tehdyt sopimukset |
| Tasoittumissuunnitelma | työaikalaki 29 § | vähintään kunkin viikon säännöllinen työaika |
| Työvuoroluettelo | työaikalaki 30 § | säännöllisen työajan alku ja loppu sekä taukojen ajankohdat |
Neljä asiakirjaa, kolme lukua
- 4asiakirjaa, joista jäljennös pyydettäessäTyöaikalaki 32 §
- 1 viikkoluettelo työntekijöiden tietoon viimeistään ennen jakson alkuaTyöaikalaki 30 §
- 2 vuottakanneaika työsuhteen jatkuessa kalenterivuoden päättymisestä, säilytyksen rajaTyöaikalaki 40 §
Mitä työvuoroluettelosta pitää ilmetä, ja mitä TES lisää?
Työaikalain 30 §:n mukaan luettelosta käyvät ilmi säännöllisen työajan alkaminen ja päättyminen sekä taukojen ajankohdat. Se laaditaan niin pitkälle ajanjaksolle kuin mahdollista, vähintään viikoksi, ja annetaan kirjallisesti tietoon viimeistään viikkoa ennen jakson alkua. Lain termi on työvuoroluettelo, arjessa ja TES:ssä puhutaan työvuorolistasta. Jatkossa käytetään työvuorolistaa.
MaRa TES 9 §:n mukaan työvuorolistassa on oltava työn alkamis- ja päättymisajankohdat sekä vapaapäivät. Lista asetetaan nähtäville ilmoitustaululle tai muuhun vastaavaan paikkaan vähintään viikkoa ennen kolmiviikkoisjakson alkamista, ellei paikallisesti toisin sovita, ja se laaditaan muulla kuin lyijykynällä. Jos jakso alkaa maanantaina 12.10.2026, määräaika on 05.10.2026.
Muutoksista laki ja TES sanovat eri tavoin. Työaikalain 30 §:n mukaan julkaistua luetteloa saa muuttaa vain työntekijän suostumuksella tai töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä. MaRa TES 9 §:n mukaan listaa ei saa muuttaa ilman työntekijän ja työnantajan suostumusta, eikä TES mainitse painavaa syytä. Kumpi ravintolassa ratkaisee, on tulkintakysymys. Suostumuksella tehty muutos täyttää molemmat, ks. julkaistun listan muuttaminen.
Mikä on tasoittumissuunnitelma ja milloin sellainen tarvitaan?
Työnantajan on ennakolta laadittava suunnitelma työajan tasoittumisesta, jos säännöllinen työaika on järjestetty keskimääräiseksi eikä käytössä ole liukuva työaika tai joustotyöaika (työaikalain 29 §). Suunnitelmasta on ilmettävä vähintään kunkin viikon säännöllinen työaika. MaRa TES 7 §:n mukaan työaika määräytyy kolmiviikkoisjaksoittain, ja säännöllinen työaika on enintään 112,5 tuntia kolmessa viikossa.
Esimerkki: viikkojen tunnit näkyvät suunnitelmassa
| Ma | Ti | Ke | To | Pe | La | Su | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 9 hTyöpäivä | 9 hTyöpäivä | 9 hTyöpäivä | 9 hTyöpäivä | 9 hTyöpäivä | Viikkolepopäivä | Lisävapaapäivä | 45 h |
| 7,5 hTyöpäivä | 7,5 hTyöpäivä | 7,5 hTyöpäivä | 7,5 hTyöpäivä | 7,5 hTyöpäivä | Lisävapaapäivä | Viikkolepopäivä | 37,5 h |
| 6 hTyöpäivä | 6 hTyöpäivä | 6 hTyöpäivä | 6 hTyöpäivä | 6 hTyöpäivä | Viikkolepopäivä | Lisävapaapäivä | 30 h |
- Työpäivä
- Viikkolepopäivä
- Lisävapaapäivä
Suunnitelman luonnokseen on varattava luottamusmiehelle tai muulle edustajalle tai työntekijöille tilaisuus esittää mielipiteensä, ja muutoksesta ilmoitetaan työntekijälle hyvissä ajoin (työaikalain 29 §). Työvuoroluettelo laaditaan samaksi ajanjaksoksi kuin suunnitelma, jollei se ole erittäin vaikeaa (työaikalain 30 §). Jaksosta tarkemmin: tasoittumisjärjestelmä ravintolassa.
Mitkä asiakirjat pitää olla työntekijöiden saatavilla?
Työnantajan on pidettävä työaikalaki, sen nojalla annetut säännökset, määräykset ja poikkeusluvat, tämän lain nojalla tehdyt, työpaikalla yleisesti sovellettavat sopimukset sekä käytössä oleva tasoittumissuunnitelma ja työvuoroluettelo työntekijöiden saatavilla (työaikalain 43 §). Lisäksi työntekijällä on pyynnöstään oikeus kirjalliseen selvitykseen häntä koskevista työvuoroluetteloiden ja työaikakirjanpidon merkinnöistä (työaikalain 32 §).
Kuinka kauan asiakirjat säilytetään?
Työvuoroluettelot säilytetään kanneajan päättymiseen asti, ellei tieto käy ilmi työaikakirjanpidosta (työaikalain 30 §). Työaikakirjanpito säilytetään samoin kanneajan loppuun (työaikalain 32 §). Työsuhteen jatkuessa oikeus korvaukseen raukeaa, ellei kannetta nosteta kahden vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus syntyi (työaikalain 40 §).
Esimerkki: kokki tekee lisätyötä 14.03.2026 ja työsuhde jatkuu. Oikeus syntyy vuonna 2026, joten kanneaika päättyy 31.12.2028. Jos työsuhde päättyy 30.06.2027, kanne on pantava vireille kahden vuoden kuluessa päättymisestä, eli 30.06.2029 mennessä (työaikalain 40 §). Päivät on johdettu pykälän säännöistä, ja tiedot pidetään tallessa vähintään niihin asti.
Näin Plana auttaa
Plana tallentaa työaikakirjanpidon ja jokaisen työvuorolistan muutoksen historian, ja ne ovat vietävissä ulos. Kolmen viikon tuntien tasoituksessa kuukausipalkkaisten tunnit tasoittuvat jaksolle, ja lisä- ja ylityöhön kysytään ensin suostumus. Julkaistun vuoron muutos tulee voimaan vasta, kun työntekijä hyväksyy sen, ja muutos sekä hyväksyntä kirjataan.
Plana ei korvaa oikeudellista neuvontaa eikä kerro, mitä viranomainen missäkin tarkastuksessa pyytää. Ominaisuudet: Planan ominaisuudet. Maksuttoman kokeilun voi aloittaa rekisteröitymällä.
- Kolmen viikon tuntien tasoitusKuukausipalkkaisten tunnit tasoittuvat jaksolle. Lisä- ja ylityöhön kysytään ensin suostumus.
- Valmiina työsuojelutarkastukseenTyöaikakirjanpito ja jokaisen muutoksen historia tallessa ja vietävissä.
Usein kysyttyä
Lähteet
- Työaikalaki (872/2019), 29, 30, 32, 40, 43, 44 ja 47 §
- Matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajan palveluita koskeva työntekijöiden työehtosopimus 2025–2028, 3. Työaika, 9 § Työvuorolista
- Matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajan palveluita koskeva työntekijöiden työehtosopimus 2025–2028, 3. Työaika, 7 § Säännöllinen työaika
- Työsuojeluhallinto: työajan suunnittelu ja seuranta