Työvuorolista Excel-pohja vai ohjelma: milloin taulukko ei riitä?
Lyhyesti
- Excel-pohja kelpaa työvuorolistaksi, kun siinä ovat työn alkamis- ja päättymisajat, vapaapäivät ja taukojen ajankohdat (työaikalain 30 §, MaRa TES 9 §) ja lista on nähtävillä viikkoa ennen jakson alkua.
- Excel-pohjassa rajat ovat omien kaavojen varassa: 11 tunnin lepo vuorojen välissä, ellei toisin sovita (MaRa TES 7 § 4), enintään seitsemän työpäivää vapaapäivien välissä ja enintään 15 työpäivää jaksossa (MaRa TES 8 §).
- Julkaistua listaa ei saa muuttaa ilman työntekijän ja työnantajan suostumusta (MaRa TES 9 §), ja lista tai työaikakirjanpito säilytetään kanneajan päättymiseen asti (työaikalain 30 ja 32 §).
- Taulukko riittää, kun vuorot toistuvat ja muutoksia on vähän; ohjelmasta on hyötyä, kun jokainen muutos pitää sekä tarkistaa että tallentaa.
Mikä on työvuorolista ja mitä siltä vaaditaan?
Työvuorolista eli työaikalain termillä työvuoroluettelo on työpaikan kirjallinen suunnitelma siitä, milloin kukin työntekijä aloittaa ja lopettaa työn. Työaikalaki (872/2019) edellyttää sellaisen jokaiselle työpaikalle (30 §), ja ravintola-alan työehtosopimus MaRa TES vaatii listaan lisäksi vapaapäivät (9 §).
Tilanne, jossa raja tulee vastaan: sulkemisvuoro päättyy 24, avaus alkaa 10. Väliin jää 10 tuntia. MaRa TES 7 § 4 edellyttää 11 tuntia, ellei työntekijän kanssa toisin sovita, ja sovittunakin lepoa on oltava vähintään 8 tuntia.
Sulkemisvuoro ja avausvuoro peräkkäin
- Iltalisä 18:00–24:00
- vähintään 11 h
Hankalaksi tämän tekee, että laki ja TES vaativat listalta eri asioita: laki taukojen ajankohdat (30 §), TES vapaapäivät (9 §). Ravintolassa, jossa MaRa TES on voimassa, listan on täytettävä molemmat, ja se on laadittava muulla kuin lyijykynällä (MaRa TES 9 §).
Riittääkö Excel-pohja työvuorolistaksi?
Riittää listana: työaikalain 30 § ja MaRa TES 9 § määrittelevät sisällön ja julkaisuajan, ja TES kieltää lisäksi lyijykynällä laaditun listan, mutta työkalua ne eivät määrää. Excel-pohja sopii hyvin, kun sarakkeet ovat oikein ja lista on työntekijöiden nähtävillä viikkoa ennen jakson alkua.
Taulukon vahvuudet:
- Työkalu on tuttu, eikä sen käyttöön tarvita opastusta.
- Koko kolmiviikkoisjakso näkyy yhdellä silmäyksellä, ja tulosteen voi asettaa ilmoitustaululle tai muuhun vastaavaan paikkaan (MaRa TES 9 §).
- Alkamis- ja päättymisajat, vapaapäivät ja tauot saavat omat sarakkeensa, ja summakaava laskee jakson tunnit.
Mitä jokaisesta vuorosta ja jaksosta on tarkistettava?
Jokaisesta vuorosta tarkistetaan pituus ja lepo edelliseen vuoroon (MaRa TES 7 § 3–4), koko jaksosta työpäivien ja vapaapäivien määrä (8 § 1–2). Yhden vuoron tarkistus mahtuu yhteen kaavaan, jakson tarkistukset kulkevat usean rivin ja viikon yli.
| Tarkistus | Raja | Lähde | Taulukossa |
|---|---|---|---|
| Vuoron pituus | 4–10 tuntia; lyhyempi pyynnöstä tai perustellusta syystä, pidempi suostumuksella | MaRa TES 7 § 3 | yksi kaava riviä kohti |
| Lepo vuorojen välissä | 11 tuntia, sovittuna vähintään 8 | MaRa TES 7 § 4 | edellisen vuoron loppu, myös keskiyön yli |
| Työpäivät jaksossa | enintään 15 | MaRa TES 8 § 1 | laskuri jaksolle |
| Vapaapäivät | V vähintään 30 h jokaisella täydellä viikolla, X vähintään 24 h | MaRa TES 8 § 2 | tunnit päivien yli |
| Työpäivät vapaapäivien välissä | enintään 7 | MaRa TES 8 § 2 | päivät viikkorajan yli |
Milloin Excel-pohja ei enää riitä?
Silloin, kun tarkistukset tehdään käsin jokaisella muutoksella ja jokainen julkaistu versio pitää pystyä näyttämään jälkikäteen. Summat täsmäävät helposti, mutta raja voi rikkoutua summien välissä.
Esimerkki. Kokki, jakso 12.10.2026–01.11.2026, kaikki vuorot 7,5 tuntia. Jaksossa on 15 työpäivää ja 112,5 tuntia, joten summarivit näyttävät oikein. Silti tiistaista 13.10.2026 alkava työpäivien jono ulottuu tiistaihin 20.10.2026 eli kahdeksanteen päivään, ja vapaapäivien välissä saa olla enintään seitsemän työpäivää (MaRa TES 8 § 2).
Esimerkkijakso: summat oikein, kahdeksas työpäivä peräkkäin
| Ma | Ti | Ke | To | Pe | La | Su | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Viikkolepopäivä | Työpäivä | Työpäivä | Työpäivä | Työpäivä | Työpäivä | Työpäivä | 45 h |
| Työpäivä | Työpäivä, Rikkoo sääntöä | Viikkolepopäivä | Työpäivä | Työpäivä | Lisävapaapäivä | Työpäivä | 37,5 h |
| Työpäivä | Työpäivä | Työpäivä | Työpäivä | Viikkolepopäivä | Lisävapaapäivä | Lisävapaapäivä | 30 h |
- Viikkolepopäivä
- Työpäivä
- Lisävapaapäivä
- Rikkoo sääntöä
Toinen kohta on muutokset. Laki sallii julkaistun luettelon muutoksen työntekijän suostumuksella tai töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä (työaikalaki 30 §). MaRa TES ei mainitse painavaa syytä:
Työvuorolistaa ei saa muuttaa ilman työntekijän ja työnantajan suostumusta.
Jos lista tehdään Excelissä ja tiedosto ylikirjoitetaan, siitä näkyy vain uusin versio: sovitun muutoksen sisältö ja ajankohta eivät jää talteen ilman erillistä tallennetta. Listat säilytetään vähintään kanneajan päättymiseen asti, elleivät tiedot käy ilmi työaikakirjanpidosta (työaikalaki 30 §). Julkaisusta lisää artikkelissa Milloin työvuorolista pitää julkaista ravintola-alalla?, kirjanpidosta artikkelissa Työaikakirjanpito ravintolassa ja muut aiheet sivulla vuorolista.
Näin Plana auttaa
Plana tekee kolmen viikon työvuorolistan MaRa TES:n ja työaikalain mukaan. TES-tarkistus käy läpi jokaisen vuoron suunnittelun aikana: 11 tunnin lepo, enintään seitsemän peräkkäistä työpäivää, viikkolepo sekä jakson tunnit ja päivät. Lainvastainen vuoro ei tallennu. Automaattinen suunnittelu täyttää kolmen viikon luonnoksen tallennetun henkilöstötarpeen pohjalta sopimukset, toiveet ja TES huomioiden, muuttamatta jo tehtyjä vuoroja tai julkaisematta mitään. Julkaistun vuoron muutos tulee voimaan vasta, kun työntekijä hyväksyy sen, ja jokainen muutos ja hyväksyntä kirjataan. Tunnit siirtyvät kirjanpitäjälle Procountor-viennillä ilman käsin kopiointia. Maksuton kokeilu alkaa rekisteröitymällä.
- Automaattinen suunnitteluYksi painallus täyttää jakson tarpeen mukaan. Sinä päätät, mitkä ehdotukset jäävät.
- TES-tarkistusLepoajat, peräkkäiset päivät ja jakson tunnit tarkistetaan heti. Lainvastainen vuoro ei tallennu.
- Tunnit kirjanpitäjälleProcountor-vienti ja kirjanpitäjän oma yhteys. Tunteja ei kopioida käsin.
Usein kysyttyä
Lähteet
- Työaikalaki 872/2019, 30 § Työvuoroluettelo (Finlex)
- Työaikalaki 872/2019, 32 § Työaikakirjanpito (Finlex)
- Työaikalaki 872/2019, 40 § Kanneaika (Finlex)
- Matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajan palveluita koskeva työntekijöiden työehtosopimus 2025–2028, 3. Työaika: 7 § ja 8 §
- MaRa TES, 3. Työaika: 9 § Työvuorolista