Miten valita työvuorosuunnitteluohjelma ravintolaan: 8 kysymystä
Lyhyesti
- Ohjelmaa arvioidaan sen mukaan, hoitaako se ravintolan velvoitteet: lista, vuorojen tarkistus, suostumukset, kirjanpito ja palkkalaskenta.
- Lista asetetaan nähtäville vähintään viikkoa ennen kolmiviikkoisjakson alkua, ja siinä on työn alkamis- ja päättymisajat sekä vapaapäivät (MaRa TES 9 §).
- Vuorokohtaisen tarkistuksen rajoja ovat vuoron pituus 4–10 tuntia (MaRa TES 7 § 3), lepoaika 11 tuntia (7 § 4) ja enintään 15 työpäivää jaksossa (8 § 1).
- Julkaistua listaa ei saa muuttaa ilman työntekijän ja työnantajan suostumusta (MaRa TES 9 §), joten ohjelmalta tarvitaan suostumusjälki.
- Työaikakirjanpito säilytetään kanneajan päättymiseen asti (työaikalain 32 §), ja lisätyö ja ylityö korvataan eri tavoin (MaRa TES 18 §).
Mikä on työvuorosuunnitteluohjelma ravintolassa?
Työvuorosuunnitteluohjelma on palvelu, jolla ravintolan työvuorolista laaditaan, julkaistaan ja muutetaan. Työaikalaki (872/2019, TAL) kutsuu listaa työvuoroluetteloksi (30 §), TES ja arki työvuorolistaksi (MaRa TES 9 §).
Sulkemisvuoro päättyy 24, avaus alkaa 10. Väliin jää 10 tuntia. MaRa TES 7 § 4 edellyttää 11 tunnin lepoaikaa, ellei työntekijän kanssa toisin sovita, eikä lepoaika saa olla alle 8 tuntia.
Sulkemisvuoro ja avausvuoro peräkkäin
- Iltalisä 18:00–24:00
- vähintään 11 h
Hankalaksi tämän tekee se, että lepoaika on vain yksi säännöistä. Samalle listalle osuvat jaksoraja, V- ja X-päivät, määräaika, suostumukset ja tuntien kirjaus, osa laista, osa TES:stä. 20 hengen ravintolan jaksoon mahtuu enintään 300 työpäivää (20 × 15, MaRa TES 8 § 1), ja jokainen kuuluu usean säännön alle.
Mitkä 8 kysymystä ratkaisevat ohjelman valinnan?
Kysymykset seuraavat velvoitteita: lista, määräaika, vuorojen tarkistus, muutosten jälki, tuntien säilytys, lisätyön tarjoaminen, korvausten erittely ja työntekijän tavoittaminen.
| # | Kysymys ohjelmalle | Velvoite | Lähde |
|---|---|---|---|
| 1 | Onko listassa alkamis- ja päättymisajat, tauot ja vapaapäivät? | Lista vähintään viikoksi | TAL 30 § 1 mom.; MaRa TES 9 § |
| 2 | Näkyykö, milloin lista on viimeistään julkaistava? | Viikko ennen jakson alkua | TAL 30 § 2 mom.; MaRa TES 9 § |
| 3 | Tarkistetaanko jokainen vuoro ennen tallennusta? | Vuoro 4–10 h, lepo 11 h, enintään 15 työpäivää, V 30 h ja X 24 h | MaRa TES 7 § 3–4, 8 § 1–2 |
| 4 | Jääkö julkaistun listan muutoksesta suostumus tallelle? | Muutos vain molempien suostumuksella | MaRa TES 9 § |
| 5 | Tallentuvatko tunnit ja korvaukset työntekijöittäin? | Kirjaus ja säilytys kanneajan loppuun | TAL 32 §, 40 § |
| 6 | Näkyykö osa-aikaisille tarjottu lisätyö? | Lisätyö tarjotaan ensin osa-aikaisille, 112,5 tuntiin asti jaksossa | MaRa TES 6 § |
| 7 | Eritelläänkö lisätyö, ylityö ja sunnuntaikorotus? | Lisätyö peruspalkalla, ylityö +50 % ja +100 %, sunnuntaityö +100 % | MaRa TES 17 §, 18 § |
| 8 | Onko lista työntekijän omalla kielellä ja puhelimessa? | Lista saatetaan kirjallisesti työntekijöiden tietoon | TAL 30 § 2 mom. |
Kysymys 8 ei ole lakivaatimus: kun tiimissä puhutaan kiinaa tai vietnamia, kieli ratkaisee, kuka ymmärtää oman vuoronsa. Lisää: vuorolista-aiheen artikkelit.
Mitä ohjelman on tehtävä julkaistulle listalle?
Julkaisun jälkeen lista muuttuu vain suostumuksella. Ohjelmalta tarvitaan muutosehdotus, työntekijän vastaus aikaleimalla ja luettava historia. Suullisesti sovittu muutos ei jää mihinkään luettavaksi.
Työvuorolistaa ei saa muuttaa ilman työntekijän ja työnantajan suostumusta.
Hankalaksi suostumuspolun tekee kolme asiaa. Työaikalain 30 § 2 mom. sallii muutoksen myös töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä, mutta MaRa TES 9 §:ssä poikkeusta ei ole, ja kumpi ratkaisee, on tulkintakysymys. Sopimus alle 11 tunnin lepoajasta on voimassa, kunnes jompikumpi toisin ilmoittaa, kuitenkin aina jo julkaistun listan loppuun saakka (MaRa TES 7 § 4). Lisätyö ja ylityö vaativat työntekijän suostumuksen (MaRa TES 18 §).
Muutosten lisäksi työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin ja säilytettävä kirjanpito kanneajan päättymiseen asti (työaikalain 32 §). Työsuhteen jatkuessa oikeus korvaukseen raukeaa, ellei kannetta nosteta kahden vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus on syntynyt (40 §). Vuonna 2026 syntyneiden korvausten tiedot on siis säilytettävä ainakin 31.12.2028 asti.
Miten ohjelman voi koeajaa ennen päätöstä?
Koeajo omilla tiedoilla kertoo enemmän kuin esittely. Viisi tilannetta riittää, ja jokaisen tuloksen pitää olla luettavissa jälkikäteen.
- Lisää sulkemisvuoro, joka päättyy 24, ja avaus, joka alkaa 10: ohjelma näyttää 10 tunnin välin (MaRa TES 7 § 4).
- Lisää kahdeksas peräkkäinen työpäivä: ohjelma huomaa rajan (MaRa TES 8 § 2).
- Julkaise lista ja siirrä yhtä vuoroa: muutos odottaa työntekijän suostumusta, ja vastaus löytyy historiasta (MaRa TES 9 §).
- Anna kokille 126 tuntia jaksoon ja pyydä palkkalaskelma.
- Vie jakson tunnit: kirjanpitäjä saa ne ilman käsin kopiointia.
Esimerkki vaiheesta 4: kokoaikaisen kokin työaika on sopimuksen mukaan 112,5 tuntia, tasoittumisjärjestelmää ei käytetä, ja jaksoon kertyy 126 tuntia. Esimerkkipalkka 13,50 €/h. Lisätyötä on työsopimuksen mukaisen, listaan merkityn työajan ylittävä työ 120 tuntiin asti ja ylityötä 120 tuntia ylittävä työ (MaRa TES 18 §).
Kokin 126 tuntia kolmiviikkoisjaksossa
- 0–112,5 h · Säännöllinen työaika · peruspalkka
- 112,5–120 h · Lisätyö · ×1
- 120–138 h · Ylityö 50 % · ×1,5
- 138–150 h · Ylityö 100 % · ×2
- Lisätyö 7,5 h: 7,5 × 13,50 € = 101,25 €.
- Ylityö 6 h, +50 %: 6 × 13,50 € × 1,5 = 121,50 €.
Nämä kuuluvat laskelmassa eri riveille. Sunnuntaityöstä maksetaan peruspalkka sekä ilta- ja yötyölisät 100 %:lla korotettuna (MaRa TES 17 § 1).
Näin Plana auttaa
Plana tarkistaa jokaisen vuoron MaRa TES:iä ja työaikalakia vasten ennen tallennusta: lainvastainen vuoro ei tallennu (TES-tarkistus). Lista julkaistaan työntekijöiden puhelimiin yhdellä painalluksella, ja julkaistun vuoron muutos tulee voimaan, kun työntekijä hyväksyy sen; jokainen muutos ja hyväksyntä kirjataan (Julkaisu ja muutokset). Työntekijän sovelluksessa näkyvät omat vuorot, kalenteritilaus ja ilmoitukset suomeksi, kiinaksi, englanniksi ja vietnamiksi. Työaikakirjanpito ja listamuutosten historia tallentuvat ja ovat vietävissä. Palkkalaskelma erittelee lisätyön, ylityön sekä sunnuntai- ja iltalisät, ja Procountor-vienti sekä kirjanpitäjän oma yhteys tuovat tunnit kirjanpitäjälle. Ominaisuudet löytyvät ominaisuussivulta, ja maksuttoman kokeilun voi aloittaa rekisteröitymällä.
- TES-tarkistusLepoajat, peräkkäiset päivät ja jakson tunnit tarkistetaan heti. Lainvastainen vuoro ei tallennu.
- Julkaisu ja muutoksetLista puhelimiin yhdellä painalluksella. Julkaistun vuoron muutos tulee voimaan, kun työntekijä hyväksyy sen.
- Työntekijän sovellusOmat vuorot, kalenteritilaus ja ilmoitukset neljällä kielellä.
- Tunnit kirjanpitäjälleProcountor-vienti ja kirjanpitäjän oma yhteys. Tunteja ei kopioida käsin.
Usein kysyttyä
Lähteet
- Työaikalaki 872/2019, 30 § Työvuoroluettelo (Finlex)
- Työaikalaki 872/2019, 32 § Työaikakirjanpito (Finlex)
- Työaikalaki 872/2019, 40 § Kanneaika (Finlex)
- Matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajan palveluita koskeva työntekijöiden työehtosopimus 2025–2028, 3. Työaika, 6–9 §
- Matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajan palveluita koskeva työntekijöiden työehtosopimus 2025–2028, 4. Palkka, 17–18 §