班表用 Excel 模板还是排班软件？表格什么时候不够用
要点
- Excel 模板可以当班表用，前提是表里有上下班时间、休息日和休息时间的安排（工时法（Työaikalaki）30 §，集体协议 MaRa TES（餐饮业集体协议）9 §），并且在周期开始前一周就让员工看得到。
- 用 Excel 时，各项上限全靠自己写公式：两班之间休息 11 小时，除非另有约定（MaRa TES 7 § 4）；两个休息日之间最多连上七个工作日，一个三周期（kolmiviikkoisjakso）内最多 15 个工作日（MaRa TES 8 §）。
- 已发布的班表，没有员工和雇主双方同意不得更改（MaRa TES 9 §）；班表或工时记录要保存到诉讼时效（kanneaika）结束为止（工时法 30 § 和 32 §）。
- 班次固定、改动很少时，表格够用；如果每次改动都既要检查又要留档，软件更有用。
什么是班表，法律对它有什么要求？
班表（työvuorolista），工时法里的正式名称是工作班次清单（työvuoroluettelo），是工作场所的书面计划，写明每位员工什么时候上班、什么时候下班。工时法（Työaikalaki 872/2019）要求每个工作场所都有一份（30 §）；餐饮业集体协议 MaRa TES 还要求班表里写明休息日（9 §）。
一个会碰到上限的情形：关门班到 24 点结束，开门班 10 点开始，中间只隔 10 小时。MaRa TES 7 § 4 要求 11 小时，除非与员工另有约定；即使有约定，休息也不能少于 8 小时。
关门班后紧接开门班
- 晚班加成 18:00–24:00
- 至少 11 h
麻烦在于，法律和集体协议对班表的要求不一样：法律要求写明休息时间的安排（30 §），集体协议要求写明休息日（9 §）。在适用 MaRa TES 的餐厅，班表必须两项都满足，而且不能用铅笔写（MaRa TES 9 §）。
Excel 模板够不够当班表用？
作为班表，够用：工时法 30 § 和 MaRa TES 9 § 规定了班表的内容和发布时间，集体协议还禁止用铅笔写班表，但两者都没有规定要用什么工具。只要列设置正确，并且在周期开始前一周让员工看得到，Excel 模板就很合适。
表格的优点：
- 工具大家都熟，用起来不需要培训。
- 三周期的全部班次一眼看完，打印出来可以贴在公告栏或其他类似的地方（MaRa TES 9 §）。
- 上班时间、下班时间、休息日和休息时间各有一列，再用求和公式算出这一期的工时。
每个班次和每个周期要检查什么？
每个班次要查长度，以及和前一班之间的休息（MaRa TES 7 § 3–4）；全周期要查工作日和休息日的数量（8 § 1–2）。单个班次的检查，一条公式就能写完；周期的检查要跨很多行、很多周。
| 检查项 | 上限 | 出处 | 在表格里怎么做 |
|---|---|---|---|
| 班次长度 | 4–10 小时；员工要求或有正当理由时可以更短，经同意可以更长 | MaRa TES 7 § 3 | 每行一条公式 |
| 两班之间的休息 | 11 小时，约定后不少于 8 小时 | MaRa TES 7 § 4 | 上一班的结束时间，包括跨过午夜的情况 |
| 周期内的工作日 | 最多 15 天 | MaRa TES 8 § 1 | 给这一期做一个计数器 |
| 休息日 | 每个满七天的周有 V（周休日，viikkolepo）不少于 30 小时，X（附加休息日，lisävapaapäivä）不少于 24 小时 | MaRa TES 8 § 2 | 小时数要跨天计算 |
| 两个休息日之间的工作日 | 最多 7 天 | MaRa TES 8 § 2 | 天数要跨过每周的分界线 |
Excel 模板什么时候不够用？
当每次改动都要手工重新检查，而且每个发布过的版本事后都必须拿得出来的时候。合计数很容易对上，但上限可能恰好卡在各个合计数之间被突破。
例子。 一位厨师，周期为 12.10.2026–01.11.2026，每个班都是 7,5 小时。这个周期有 15 个工作日、112,5 小时，所以合计行看起来完全正确。可是从 13.10.2026（周二）开始的连续工作日，一直排到 20.10.2026（周二），是第八天；两个休息日之间最多只能有七个工作日（MaRa TES 8 § 2）。
示例周期：合计都对，却连上了第八个工作日
| 一 | 二 | 三 | 四 | 五 | 六 | 日 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 每周休息日 | 工作日 | 工作日 | 工作日 | 工作日 | 工作日 | 工作日 | 45 h |
| 工作日 | 工作日, 违反规定 | 每周休息日 | 工作日 | 工作日 | 额外休息日 | 工作日 | 37,5 h |
| 工作日 | 工作日 | 工作日 | 工作日 | 每周休息日 | 额外休息日 | 额外休息日 | 30 h |
- 每周休息日
- 工作日
- 额外休息日
- 违反规定
第二个问题是改动。法律允许在员工同意，或者因工作安排的重大原因时，修改已发布的班表（工时法 30 §）。MaRa TES 没有提到重大原因：
没有员工和雇主双方的同意，不得更改班表。
如果班表在 Excel 里做，文件又被覆盖保存，就只看得到最新版本：已经同意的那次改动内容和时间，除非另外留档，否则不会保存下来。班表要保存到诉讼时效结束为止，除非这些信息已经包含在工时记录（työaikakirjanpito）里（工时法 30 §）。发布时间和工时记录等相关问题，可以在主题页 班表 里查看更多文章。
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- 自动排班点一下，按需求把这一期排满；留哪些建议，你来定。
- TES 实时检查休息时间、连上天数、三周期工时当场检查，违法的班存不进去。
- 交给会计Procountor 导出，会计有自己的连接，不用再抄工时表。